Robotización de procesos

En muchos ámbitos escuchamos hablar de la Internet de las cosas (IoT), big data, robotización de procesos, chatbots y otros.  Y el área de Finanzas no queda ajena a este avance tecnológico.

En las áreas de Finanzas de toda organización podemos encontrar distintas sub-áreas o divisiones que podrían clasificarse en la práctica en estos tres grupos:

  • Finanzas Estratégica (ej. presupuesto y control de gestión)
  • Finanzas Especializada (ej. Contabilidad técnica, Tesorería)
  • Finanzas Operacional

Generalmente estrategia y especialización son áreas de pocos recursos, pero de alto valor agregado. En el caso de Estrategia muy relacionados con el resto de las áreas de la organización y el caso de la Especializada con conocimientos técnicos específicos.

Finanzas operacional agrupa todos aquellos procesos del día a día tales como cuentas a pagar, cuentas a cobrar, contabilidad, entre otros. Y contrariamente a las primeras dos, en ésta última vamos a encontrar tareas repetitivas que se ejecutan cada mes, cada semana, cada día, incluso cada minuto, según el ciclo de negocio de cada organización. Pero estas tareas también son vitales para asegurar una correcta registración de las operaciones y en última instancia construir la información de reporte para la toma de decisiones.

Cuando hablamos de robotización hablamos de un software que puede capturar e interpretar aplicaciones existentes para permitir la interacción entre múltiples sistemas. Es una fuerza de trabajo virtual que trabaja con la infraestructura existente y se encarga de los procesos repetitivos.

Este tipo de software puede leer e-mails, descargar archivos, navegar en internet, buscar palabras, mover archivos y carpetas, copiar y pegar, llenar formularios, realizar cálculos, e incluso seguir reglas de decisión.

Algunos de los beneficios que pueden obtenerse son:

  • Mejora en control interno: reducción de fraude, eliminación de error humano.
  • Escalabilidad: capacidad de incrementar número de transacciones procesadas.
  • Reducción de “cuellos de botella”: pueden trabajar 24×7.
  • Velocidad: el procesamiento se efectúa más rápidamente.
  • Valor agregado: los empleados no dedican tiempo a tareas rutinarias sino que pueden enfocarse en análisis de mayor valor agregado.

La reflexión hasta este punto es que más allá de que las personas no realicen ese trabajo rutinario manualmente, no implica que no exista involucramiento humano. Muy por el contrario los equipos de Finanzas deben participar activamente en el proceso de implementación definiendo las acciones que deben ejecutarse en cada paso para que la repetición de esa acción asegure el correcto procesamiento de toda la información.

En la tabla debajo se resumen los pasos de la implementación y en la tercer columna la relevancia de la participación del equipo de finanzas:

Como puede observarse, el involucramiento es relevante en todo el proceso. Adicionalmente como se menciona en la última etapa es importante tener presente que, independientemente de que las tareas se ejecuten en forma automática o tengamos apoyo de terceros (consultores, expertos en sistemas), la responsabilidad final continúa en el equipo de Finanzas.

Nunca debemos tomar estos procesos de robotización como una “caja negra” sin saber qué sucede dentro, sino por el contrario, conocer en detalle el proceso y estar dispuesto a mejorarlo a través del tiempo.

El avance de la tecnología y la implementación de herramientas de este tipo en nuestro ámbito laboral no dejará a las personas sin trabajo, por el contrario, la industria digital muestra que se crean nuevos trabajos y que en cada profesión tendremos que desarrollar nuevas habilidades e incorporar nuevos conocimientos para poder acompañar estos avances.

Florentino Arce –  OLX Sr. Finance Manager

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